Proste zarządzanie dokumentami firmy dzięki Varico Document Manager

Sieci i Serwery

Systemy informatyczne

ePodpis i Płatnik

Wdrażanie normy ISO jest niezwykle ważnym okresem w cyklu życia firmy. Od pozytywnego zakończenia tego projektu zależy tempo rozwoju przedsiębiorstwa, jego prestiż i pozycja konkurencyjna. Osiągniecie sukcesu, jakim jest certyfikacja Systemu Zarządzania Jakością, jest wstępem do nowych procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Jednym z najważniejszych, dla zarządu i pełnomocnika ds. jakości, jest zapewnienie stałego dostępu do Księgi Jakości każdemu z pracowników firmy.

Problem: Monitorowanie dokumentów i zapisów ISO

Rozwój firmy, w jakiejkolwiek branży, wiąże się z nieustannym zwiększaniem ilości dokumentów przetwarzanych w biurze. Przy staraniach o certyfikację Systemu Zarządzania Jakością ich liczba rośnie lawinowo – kolejne wersje procedur, instrukcji i formularzy zmieniają ustalony porządek pracy. Niektóre firmy ze względu na rozmiar lub specyfikę organizacji, mogą mieć problemy z ich właściwym nadzorowaniem i aktualizacją.

Rozwiązanie: Varico Document Manager

Odpowiedzią na Państwa problemy związane z nadzorowaniem dokumentów jest Varico Document Manager, system komputerowy usprawniający prowadzenie dokumentacji i zapisów Systemu Zarządzania Jakością. Cyfrowe przetwarzanie dokumentów SZJ jest zgodne z wymaganiami norm ISO. Program umożliwia stworzenie jednolitego i centralnego archiwum, które gromadzi wszystkie dokumenty firmy. Zapewnia szybki i łatwy dostęp do posiadanych zasobów, a przez umieszczenie ich na serwerze są dodatkowo chronione. Każdy plik, który został umieszczony w systemie, jest nieustannie nadzorowany i w przypadku jego zmiany użytkownicy zostają powiadomieni. Zebranie dokumentów na serwerze ogranicza czas niezbędny do ich aktualizacji oraz rozpowszechnienia w firmie do minimum. Rozwiązanie Varico Document Manager zostało oparte na mechanizmach aplikacji OWL, która zalicza się do oprogramowania typu Open Source.

Korzyści z rozwiązania Varico Document Manager:

oszczędność czasu i obniżenie kosztów działania firmy, dzięki rezygnacji z tradycyjnej Księgi Jakości. Elektroniczny system zarządzania dokumentacją, zapewnia stały dostęp wszystkich pracowników do wyznaczonych katalogów i plików. Oznacza to znaczne ułatwienie nadzoru nad dokumentami i zapisami Systemu Zarządzania Jakością.
mają Państwo stały dostęp do plików umieszczonych na serwerze, dzięki indywidualnemu loginowi zgromadzone dane są bezpieczne, będąc jednocześnie udostępnione dla wyznaczonych osób,
pracownicy są automatycznie informowani o wszystkich zmianach w dokumentach firmy - zarówno logując się do programu, jak i za pośrednictwem emaila,
codziennie tworzona kopia bezpieczeństwa gwarantuje, że Państwa firma jest zabezpieczona na wypadek nagłej utraty danych - najważniejszego zasobu przedsiębiorstwa,
moduł wyszukiwania zapewnia natychmiastowy dostęp do każdego dokumentu, może on zostać opisywany, ustalane są do niego indywidualne prawa dostępu, nadawane słowa kluczowe,
funkcja zatwierdzania plików, umożliwia stworzenie sprawnego systemu obiegu dokumentów w małym firmie,
moduł raportowania pozwala poznać, w jaki sposób użytkownicy korzystają z systemu. Program pokazuje jak często użytkownicy logują się i pobierają udostępnione dokumenty, ile czasu poświęcają na przeglądanie udostępnionych materiałów,
pozostałe korzyści z rozwiązań Varico, pozwolą Państwu podjąć właściwą decyzję,

Proces wdrożenia Varico Document Manager:

Proces wdrożenia rozwiązania Varico Document Manager rozpoczynamy od analizy procesów zachodzących w przedsiębiorstwie oraz zapoznania się z Systemem Zarządzania Jakością. Wspólnie z Państwem przygotowujemy specyfikację wymagań i przygotowujemy listę ewentualnych rozszerzeń funkcjonalności rozwiązania. Odpowiednio dopasowane oprogramowanie to większy komfort pracy i jeszcze efektywniejsze wykorzystanie. Po dopracowaniu szczegółów oraz dokładnych testach, aplikacja jest przenoszona na wybrany przez Państwa serwer i zostaje udostępniona pracownikom. Cały proces zamykają szkolenia przeprowadzane zarówno dla użytkowników rozwiązania jak i jego administratorów. Jego sprawność i efektywność zweryfikuje kontrola powdrożeniowa, przeprowadzona przez niezależny zespół specjalistów.

Szkolenia i pomoc techniczna

Państwa spokój i zadowolenie są dla nas najważniejsze, dlatego wprowadziliśmy pakiet usług serwisowych gwarantujący pełną opiekę w okresie jednego roku. Składa się na niego pomoc telefoniczna w nieograniczonym zakresie oraz 12 wizyt w Państwa siedzibie, (2h/wizyta). Pracownicy naszej firmy to zespół składający się z profesjonalistów posiadających duże doświadczenie we wdrażaniu i zastosowaniu prezentowanego systemu. Udzielą Państwu pełnej informacji dotyczącej rozwiązania, jego zastosowań i sposobu obsługi oraz przeprowadzą szkolenie, które pomoże Państwu poznać jego tajniki.

Dlaczego warto wdrożyć Varico Document Manager?

Jesteśmy przekonani, iż Varico Document Manager spełni wszystkie Państwa oczekiwania dotyczące zarządzania dokumentami i zapisami Systemu Zarządzania Jakością w nowoczesnym przedsiębiorstwie. Mamy pewność, że Varico Document Manager sprawi, że wszystkie dokumenty Państwa firmy będą bezpiecznie przechowywane. Przejrzysty i prosty w obsłudze system, umożliwi ich łatwe odnalezienie, modyfikację oraz wymianę pomiędzy pracownikami. Varico Document Manager to sprawdzone przez wielu managerów i pełnomocników ds. jakości narzędzie, które zmienia dotychczasowy sposób zarządzania dokumentami na bardziej efektywny.
Więcej informacji o naszych rozwiązaniach udzielą Państwu pracownicy Działu Sprzedaży Varico.

Pytania? Odpowiemy

Chcesz dowiedzieć się więcej o ofercie Varico? Zamów BEZPŁATNĄ rozmowę telefoniczną

Wsparcie Informatyczne

Bezpieczeństwo